DMAIC: de vijf fasen, met deliverables en poortvragen

DMAIC staat voor Define, Measure, Analyze, Improve en Control: het vaste ritme waarmee Six Sigma een bestaand proces verbetert. De kern is de volgorde — je grijpt pas in als de oorzaak met data is aangetoond, en je bent pas klaar als de verbetering zonder projectteam blijft staan. Een afgebakend DMAIC-traject duurt in de praktijk 6 tot 16 weken.

Wil je weten waar DMAIC vandaan komt en wanneer je het inzet, lees dan Lean Six Sigma. De methoden erachter staan in Six Sigma en Lean.

Define — welk probleem lossen we op?

Doel: één probleem, in cijfers, met een eigenaar. Zonder scherpe Define wordt elke volgende fase een discussie.

Deliverables:

• probleemstelling met een getal (huidige situatie, doel, termijn);
• klanteis (CTQ) die "goed" en "fout" objectief maakt;
• scope: begin- en eindpunt van het proces, wat er expliciet buiten valt;
• opdrachtgever en teamleden, met tijd die ze echt hebben.

Poortvraag: weten we welk probleem we oplossen en wat het waard is?

Valkuil: een probleemstelling die eigenlijk een oplossing is ("we hebben een nieuw systeem nodig"). Draai het terug naar de uitkomst die niet klopt.

Measure — kunnen we de cijfers vertrouwen?

Doel: het proces zoals het werkelijk loopt in kaart, en een nulmeting waar je later op kunt terugvallen.

Deliverables:

• processchema van de huidige werkwijze, gemaakt met de mensen die het werk doen;
• meetdefinitie: wat meten we, wie meet, hoe vaak, met welke eenheid;
• meetsysteemanalyse: meten twee mensen hetzelfde geval hetzelfde?
• nulmeting over een representatieve periode (meestal 2 tot 4 weken);
• eerste Lean-ronde: evidente verspilling die je nu al kunt schrappen.

Poortvraag: vertrouwen we de cijfers waarop we straks besluiten?

Valkuil: eindeloos meten. Zet een einddatum op deze fase; verzamel liever vier goede weken dan zes maanden ruis.

Analyze — wat is de echte oorzaak?

Doel: van vermoedens naar aangetoonde oorzaken. Dit is de fase waarin de meeste aannames afvallen.

Deliverables:

• oorzakenoverzicht (visgraat) en een pareto van de grootste bijdragen;
• gegevensanalyse per vermoede oorzaak, met een toets of het verschil echt is;
• onderbouwde grondoorzaak, met de data erbij.

Poortvraag: is de oorzaak aangetoond in plaats van aangenomen?

Valkuil: correlatie als oorzaak lezen. Twee dingen die samen bewegen, hoeven elkaar niet te veroorzaken; bedenk vooraf welke uitkomst je aanname zou weerleggen.

Improve — werkt de oplossing echt?

Doel: een oplossing die meetbaar de nulmeting verplaatst, eerst klein getest.

Deliverables:

• oplossingen bedacht met het team, gekozen op effect en haalbaarheid;
• pilot of test op een deel van het volume, met dezelfde meting als de nulmeting;
• risico-check: wat kan hierdoor elders slechter worden?
• uitrol met een duidelijke datum en verantwoordelijke.

Poortvraag: beweegt de nulmeting aantoonbaar de goede kant op?

Valkuil: alles tegelijk invoeren. Dan weet je bij een verbetering niet welk deel werkte, en bij een verslechtering niet wat je moet terugdraaien.

Control — blijft het staan?

Doel: de winst vasthouden zonder projectteam. Dit is de meest overgeslagen en duurste fase om te missen.

Deliverables:

• standaardwerk: de nieuwe manier vastgelegd, kort en vindbaar;
• monitoring: één getal, vaste frequentie, zichtbaar voor het team;
• afspraak wat er gebeurt als het getal buiten de grens komt;
• overdracht aan een eigenaar in de lijn en een evaluatiemoment na drie maanden.

Poortvraag: blijft de winst staan als het projectteam weg is?

DMAIC of DMADV?

Gebruik DMAIC als het proces bestaat en de uitkomst niet goed genoeg is. Bestaat het proces nog niet, of moet het volledig opnieuw worden ontworpen, dan gebruik je DMADV: Define, Measure, Analyze, Design, Verify. Hetzelfde ritme, maar met ontwerpen in plaats van verbeteren.

DMAIC in een paar praktische regels

• Eén proces, één uitkomstmaat per traject. Twee doelen betekent geen conclusie.
• Kies de maat in Define en verander die nooit onderweg; hoe je zo'n maat kiest staat in KPI's kiezen.
• Ga terug als de poort niet gehaald wordt. DMAIC is een cyclus, geen eenrichtingsstraat.
• Plan Control vóór Improve. Wie de standaard gaat onderhouden, bepaal je niet aan het eind.
• Houd het zichtbaar: een gantt chart per fase werkt beter dan een projectplan dat niemand opent.

Bronnen

• ASQ — DMAIC
• ASQ — Six Sigma
• ISO 13053-1: Quantitative methods in process improvement — Six Sigma